Assistant-e administrative/administratif

Présentation de la société

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

Description du poste

Direction Vie Institutionnelle
Service de la coordination generale

B-CADRES INTERMÉDIAIRES
Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux
Fonction : Assistant-e administratif-ve

Temps de travail : 100 %

Référence du poste à rappeler : 2_2025_B_P_55992
Date limite de candidature : 13/04/2025

CONTEXTE

Vous travaillez en binôme sous la responsabilité du/de la Che-ffe du service Coordination Générale et en lien étroit avec le Cabinet du Maire au sein d’un pôle de 6 assistant-es. Votre rôle consiste à faciliter l’exercice des missions du/ de la Chef-fe de Cabinet du Maire

MISSIONS

Assurer des missions de secrétariat du Cabinet du Maire et de la Coordination Générale
Assurer des permanences de secrétariat pour le Cabinet du Maire
Gérer l’agenda du Maire et de la cheffe de Cabinet : assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le Maire, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement
Organiser des réunions internes et externes, préparer les dossiers et supports et assurer la logistique
Assister à certaines réunions en fonction des besoins et rédiger des relevés de décisions ou des comptes-rendus
Assurer le suivi du planning des notes au Maire en lien avec la Direction Générale : centraliser et vérifier les notes, discours et documents de travail auprès des différents services et membres du Cabinet du Maire
Constituer quotidiennement les pochettes du Maire
Préparer les documents pour le Conseil municipal
Gérer les présences du Maire ou ses représentations et rédiger les réponses aux invitations
Assurer un suivi régulier avec le Protocole pour l’organisation de cérémonies et événements, l’accueil de personnalités et de délégations officielles
Rédiger des courriers et assurer le suivi des parapheurs et l’enregistrement dans les différents logiciels métiers de traitement du courrier
Organiser les déplacements du Maire et de la Cheffe de Cabinet en France et à l’étranger et gérer les réservations (nuitées, transports et restauration), gérer les états de frais
Contribuer à la gestion de la boîte mail du Maire : trier les messages, identifier les sujets urgents ou sensibles, orienter et suivre les messages dans un rôle de veille et d’alerte auprès de la cheffe de Cabinet
Gérer les billetteries de la Ville de Grenoble (clubs sportifs, Palais des Sports, etc)
Assurer un accueil physique et téléphonique
Gérer les vœux du Maire
Constituer, suivre et archiver des dossiers

Profil du candidat

Savoir faire

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat
Vous avez des capacités d’organisation et de gestion du temps de travail
Vous avez une solide connaissance de l'administration municipale, de ses différents services et de l’articulation avec le Cabinet du Maire et les élu-es.
Vous avez un bon niveau d’expression orale et écrite : règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Vous connaissez les principes rédactionnels du compte-rendu et de la note de synthèse
Vous maîtrisez les logiciels informatiques (outlook, applications métiers)
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office)

Savoir être

Vous faites preuve d’autonomie, d’initiative, de méthode et de rigueur
Vous avez la capacité à gérer de façon sereine un flux important d’informations à traiter, en repérant les priorités et les sujets sensibles
Vous avez le sens de l’écoute, des relations humaines et de la diplomatie. Vous faites preuve d’une très grande discrétion.
Vous faites preuve de disponibilité
Vous avez le sens du travail en équipe et savez être polyvalent-e et réactif/réactive

Autres informations

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire :
Horaires flexibles en semaine en fonction de l’actualité
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :

- Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)